Империя Александра управлялась с помощью канцелярии, разделенной на отделения (среди которых было, например, казначейство). Ими, по-видимому, руководили царские грамматеи (grammateus basilikos). Слово «царский» в обозначении чина вызывает ассоциации с царскими соматофилаками — и те и другие были начальниками высшего ранга в администрации и в армии соответственно. Военной канцелярией управлял Евмен из Кардии, который после смерти Александра стал одним из виднейших диадохов, боровшихся за наследие великого македонца. В источниках Евмен один раз называется «архиграмматеем», однако этот чин существовал в эллинистическое время и по отношению к Евмену вполне может являться анахронизмом.
Люди, служившие в канцелярии, хотя и могли быть также «личными гетайрами», имели, как правило, причины, мешавшие им занять командные посты в войсках — обыкновенно это было низкое происхождение или физические недостатки. Офицеры остальной части армии презирали канцеляристов. После смерти Александра командир гипаспистов Неоптолем заявил, что он сопровождал царя с копьем и щитом, а Евмен — только с чернильницей.
Военная канцелярия располагалась в палатке «царского грамматея», который хранил копии всей военной корреспонденции и всю военную документацию. Основной армейской документацией были силлогисмы (syllogismous) — списки личного состава — и синтелеи {synteleas) — тетради с приказами. В них для каждого из множества разнообразных подразделений фиксировались численность, снаряжение, финансирование, подкрепления, а также нормы снабжения и производство по службе. Канцеляристами учитывались вооружение, доспехи, одежда, утварь и обозные животные, и военачальник всегда мог справиться о текущем состоянии дел для планирования своих действий. Стоит добавить, что отдельные подразделения не имели собственных складов, а все хранилось в централизованном обозе.
В случае надобности запасы делались в пехоте на уровне лоха, а в коннице — на уровне илы, которые с 331 г. до н.э. были переформированы в гекатостии (hekatostuas — сотни). На этом уровне запасами распоряжались гипереты (hyperetai), упомянутые только один раз у Диодора: в их руки были переданы для наказания заводилы мятежа. В эллинистическое время чин гиперета стал примерно соответствовать современному старшине.
Для поддержания дисциплины и лучшего управления гиперет вел списки личного состава и тетради приказов и в целом помогал лохагам (lochagos) и илархам (ilarchos) управлять своими соединениями. Поднимаясь по инстанциям, собранные гиперетами сведения в конце концов стекались в военной канцелярии царя.
Военная канцелярия была разделена на отделения; каждое из них управлялось грамматеем, который руководил несколькими эпископами (episkopoi — надзиратели). Нам известны грамматей конницы и грамматей египетских наемников, имевший в подчинении двух эпископов. Известно, что эпископов командировали из армии управлять войсками в сатрапиях. У грамматея конницы была самая тяжелая работа, поскольку в его обязанности входили поставка и восполнение потерь лошадей. Много лошадей гибло в битвах, кроме того, поскольку подковы не применялись, много животных терялось во время маршей. После битвы при Гавгамелах насчитывавшая 7000 всадников конница недосчиталась 1000 лошадей; примерно треть потеряли гетайры. Для восполнения потерь проводились реквизиции. Многие города и области платили подать натурой, в эту подать входила и поставка верховых лошадей для армии. Нам известен спор между могущественным аристократом Аминтой, сыном Андромена, и грамматеем конницы Антифаном. Аминта заявлял, что Антифан, «худший из людей», забрал у него 8 из 10 лошадей, привезенных из Македонии.
Рационы в целом не исследованы. Каждый солдат приобретал себе пищу у сопровождавших армию поставщиков; часто это были финикийские торговцы. Население завоеванных территорий нередко отказывалось поставлять продукты на рынок, где его закупали солдаты Александра. Последней мерой была реквизиция. Если армии предстояло пересечь пустынную местность, где нормальная система снабжения нарушалась, продовольствие заранее собиралось в обозе и запечатывалось хранителем царской печати, ответственным за его распределение в дальнейшем.
